Ikviena veiksmīga uzņēmuma pamatā ir precīzas un korektas grāmatvedības veikšana. Tomēr orientēties tajā var būt izaicinoši, sevišķi, ja esat jauns uzņēmums bez lielām priekšzināšanām. Līdz ar to, var rasties daudz kļūdu, tai skaitā, neatbilstoša dokumentācija vai neprecīza datu uzskaite.

Šajā rakstā kopā ar Rekini123.lv apskatīsim biežāk pieļautās kļūdas grāmatvedībā un sniegsim praktiskus padomus, kas palīdzēs no tām izvairīties. Lasiet tālāk!

Pašu veikta grāmatvedība bez priekšzināšanām
Viena no pirmajām kļūdām, ko mēdz pieļaut uzņēmumi, sevišķi jaunie uzņēmumi, ir grāmatvedības kārtošana iekšēji (saviem spēkiem), nevis kvalificēta speciālista piesaiste. Mēģinājums pārvaldīt grāmatvedības procesus bez atbilstošām zināšanām vai pieredzes var izraisīt visdažādākās kļūdas finanšu pārskatos, neprecizitātes nodokļu deklarācijā vai dažādas atbilstības problēmas normatīvajiem aktiem. Turpretim kvalificēts grāmatvedis ar profesionālām zināšanām var nodrošināt korektu un precīzu finanšu pārraudzību uzņēmumā, kas atbilst visiem normatīvajiem aktiem.

Pirms veicat grāmatvedību pašu spēkiem, apsveriet visas priekšrocības un trūkumus, ko sniedz grāmatveža pakalpojumi. Lai gan sākotnēji var šķist, ka speciālista noalgošana prasīs lielus finanšu resursus un var apdraudēt uzņēmuma kontroli pār finanšu uzskaiti, profesionālas zināšanas var palīdzēt izvairīties no ļoti daudz kļūdām.

Dokumentāciju nepietiekama uzglabāšana
Visu maksājumu dokumentu uzglabāšanai ir būtiska nozīme finanšu darījumu pamatošanai un pārredzamības nodrošināšanai. Nepietiekama rēķinu, kvīšu, līgumu un citu finanšu dokumentu glabāšana var radīt problēmas auditu laikā.

Veicot grāmatvedību, pārliecinieties, ka visi maksājumus apliecinošie dokumenti tiek saglabāti un fiksēti, jo grūtības pārbaudīt izdevumus var radīt problēmas ar finanšu pārskatu veidošanu.

Nekorekta izdevumu reģistrācija
Vēl viena kļūda, kas ir ļoti izplatīta grāmatvedības procesā, ir nekorekta izdevumu reģistrācija. Visbiežāk pieļautās kļūdas ir — izdevumu dubulta uzskaite, nepareiza izdevumu kategorizēšana vai izdevumu nereģistrēšana kā tāda. Visas iepriekš minētās kļūdas sākotnēji var šķist mazsvarīgas, tomēr tās var negatīvi ietekmēt finanšu pārskatus, kas savukārt vēlāk var ietekmēt nodokļu saistības.

Veicot grāmatvedību, pārliecinieties, ka visi izdevumi ir reģistrēti korekti. Salīdziniet summas maksājumu dokumentos un pārskatā iekļautās.

Nenoteikta nodokļu un atalgojuma plānošana
Grāmatvedība ir cieši saistīta ar nodokļu un algu jautājumiem. Šīs ir jomas, kur nepieciešama vislielākā tālredzība un atbilstība normatīvajiem aktiem.

Aprēķinot algas, pārliecinieties vai aprēķinā ir iekļauti visi nodokļi, kas jāpiemēro atbilstoši normatīvajām prasībām. Neskaidra algu plānošana var beigties ar nodokļu nepietiekamu samaksu vai pārmaksu, kā arī darbinieku neapmierinātību algu aprēķinu neprecizitātes dēļ.

Naudas plūsmas nepietiekama uzraudzība
Retāk, bet kļūdas grāmatvedībā var radīt arī naudas plūsmas nepietiekama uzraudzība. Tā paredz visu uzņēmuma līdzekļu kustības izsekošanu uz un no tā. Nepietiekama uzraudzība var radīt skaidras naudas trūkumu, kavētus maksājumu termiņus, kā arī nespēju ilgtermiņā prognozēt uzņēmuma finanšu stāvokli.

Nekorekta izdevumu klasifikācija
Pie nekorektas izdevumu reģistrācijas jau pieminējām, ka viena no kļūdām, kas rodas veicot grāmatvedību, ir nepareiza izdevumu klasifikācija. Tas nozīmē, ka izdevumi neprecīzi atspoguļo to būtību un mērķi. Izdevumi jāklasificē atbilstoši to raksturam, mērķim un ietekmei uz uzņēmējdarbību. Visbiežāk sastopamie izdevumu veidi ietver:

Pamatizdevumi — šie ir izdevumi, kas saistīti ar ikdienas darbību uzturēšanu un darbinieku nodrošināšanu, piemēram, administratīvie izdevumi.
Ražošanas izdevumi — attiecas uz izmaksām, kas saistītas ar ražošanas procesu, piemēram, izejvielām.
Pārdošanas un mārketinga izdevumi — ietver maksājumus, kas tiek veikti, lai reklamētu un pārdotu produktus vai pakalpojumus, piemēram, reklāmas izmaksas.

Izdevumu klasifikācija ļauj uzņēmumam precīzi izsekot un analizēt savus izdevumus, kā arī izvērtēt to ietekmi uz peļņu.

Nekorekta rēķinu izrakstīšana
Vēl viens faktors, kas rada kļūdas grāmatvedībā, ir nekorekta rēķinu izrakstīšana. Ja uzņēmuma izrakstītajos rēķinos ir kļūdas vai neprecizitātes, piemēram, nepareizi uzrakstīti vārdi, nepareizas adreses, nepareiza kontaktinformācija, neprecīzi preču vai pakalpojumu apraksti, kļūdas produktu/pakalpojumu cenās vai trūkst informācija, piemēram, par pasūtījuma numuru, var rasties lielas neskaidrības, kas saistītas ar dublikātiem, pāragri vai par vēlu izrakstītiem rēķiniem vai nepareizu nodokļu piemērošanu.

Ja nekorektu rēķinu izrakstīšana sanāk biežāk kā gribētos, apskati automatizēto rēķinu izrakstīšanas piedāvājumu, ko sniedz Rekini123.lv — rēķinu izrakstīšana freelanceriem un rēķinu izrakstīšana uzņēmumiem.

Netiek dublēti dati
Pēdējā kļūda ir saistīta ar nepietiekamu datu dublēšanu drošības nolūkiem. Datu dublēšana ietver finanšu ierakstu un darījumu dublēšanu, lai novērstu datu zudumu. Bez atbilstošas dublēšanas uzņēmumi riskē zaudēt svarīgu finanšu informāciju kiberuzbrukumu vai nejaušas dzēšanas dēļ. Veicot grāmatvedību, pārliecinieties, ka tekošie maksājumi un dokumenti tiek dublēti, lai novērstu potenciālo risku, kas saistīts ar datu zaudēšanu.

Apkopojot visu iepriekš minēto, esam sagatavojuši kopsavilkumu ar galvenajiem punktiem, kas jāpatur prātā, veicot grāmatvedību. Veicot grāmatvedību, ir ļoti svarīgi nodrošināt precizitāti, pievēršot uzmanību detaļām, lai izvairītos no izplatītām kļūdām rēķinu izrakstīšanā, neprecizitātēm finanšu pārskatos un nepareizas nodokļu piemērošanas. Tāpat ir būtiski pārliecināties, ka dokumentācija atbilst normatīvajiem aktiem.

Noslēgumā vēlamies aicināt ikvienu uzņēmumu izvērtēt priekšrocības, ko var sniegt grāmatvedības veikšana elektroniskajās grāmatvedības sistēmās. Tās ne tikai automatizē procesu, bet arī uzlabo precizitāti, nodrošinot reāllaika datus un vienkāršojot atskaišu procesus.